Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Аналіз обліково-статистичної роботи
в Чернівецькому районному суді Вінницької області
за 2020 рік
Чернівецьким районним судом Вінницької області відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та листа Територіального управління Державної судової адміністрації України у Вінницькій області від 28 грудня 2020 року, проаналізовано стан ведення обліково-статистичної роботи Чернівецького районного суду Вінницької області за 2020 рік.
Обліково-статистична робота у Чернівецькому районному суді Вінницької області ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами); Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 12.04.2018р. № 16 та погодженого з Державною судовою адміністрацією України; Засад використання автоматизованої системи документообігу у Чернівецькому районному суді; Інструкції щодо заповнення і подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, «Про затвердження річних форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими і апеляційними судами, Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 N 169, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04
Відповідно до ч. 3 ст. 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду.
Протягом 2020 року працівниками апарату Чернівецького районного суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.
Робота суду планувалася раз на півріччя. Плани роботи та плани навчання суду затверджуються головою суду, підписуються керівником апарату суду та доводяться до відома працівників апарату суду під підпис. До планів входять наступні розділи:
Організаційна робота включала в себе: підготовку та здачу статистичних звітів; оновлення ВЕБ-сторінки суду; проведення оперативних нарад та навчання з працівниками апарату суду; підготовку та передачу справ до архіву суду; подання різного роду інформацій, що стосуються роботи суду, зокрема, щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР; ознайомлення з поточними змінами в законодавстві та ін.
В суді протягом 2020 року проведено ряд організаційних заходів: головою суду та керівником апарату суду проведено наради по підсумках роботи за попередній звітній період та з питань підготовки та здачі статистичних звітів; підготовлено інформації стосовно результатів розгляду справ із залишку станом на початок 2020 року; проведено аналіз обліково-статистичної роботи за 2019 рік та І півріччя 2020 року; Огляд даних судової статистики за 2019 рік; доведено до відома працівників інформацію, яка систематично надходить з Вінницького апеляційного суду, ТУ ДСА у Вінницькій області та ДСА України; систематично надсилаються до ЄДРСР електронні копії судових рішень, проставляються дати набрання рішеннями законної сили.
Відповідно до пунктів 14 та 15 розділу ХІ Положення про АСДС(в редакції від 12.04.2018) визначено порядок реєстрації електронних документів, що надійшли до суду через підсистему «Електронний суд». Всі електронні документи, що надходять до суду, автоматично розміщуються у відповідному реєстрі електронної кореспонденції АСДС. Їхня реєстрація здійснюється за загальними правилами реєстрації вхідної кореспонденції. Відповідальний працівник суду перевіряє, чи електронний документ доступний для перегляду та оформлений відповідно до вимог законодавства. У разі реєстрації отриманого документу його авторові автоматично надсилається відповідне повідомлення. В іншому випадку авторові надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови в реєстрації документів.
Протягом 2020 року Веб-сторінка суду постійно оновлювалась та на ній були розміщені такі інформації: аналіз обліково-статистичної роботи за 2019 рік; статистичні звіти та показники діяльності суду за 2019 рік, тощо; інформації щодо відповідальних осіб; оголошення про виклики в судове засідання сторін по справах. Також, протягом року, оновлюється розділ новин на Веб-сторінці, зокрема висвітлюються зміни в діючому законодавстві; викладається інформація про наради, графіки чергувань працівників суду, інформації про роботу суду, розрахунки для сплати штрафу, судового збору, викладаються інформації про декларування, виконання вимог Закону України «Про очищення влади».
З метою застосування єдиної судової практики при розгляді різних категорій справ у суді протягом 2020 року на виконання плану роботи та на вимогу вищестоящих судів проведено:
По роботі з кадрами проведені: організація роботи щодо визначення завдань та ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців, передбаченої Типовим порядком проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23.08.2017 № 640; у жовтні-листопаді 2020 року, проведено щорічне оцінювання державних службовців категорії «Б» та «В»; декларування особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування відомостей про доходи та зобов’язання фінансового характеру суддями та державними службовцями. Щомісяця консультантом суду (по роботі з персоналом) подається інформація про фактичну та штатну чисельність працівників Чернівецького районного суду.
Протягом 2020 року у Чернівецькому районному суді проведено 53 наради з працівниками апарату суду. На нарадах розглядалися питання початку чергового етапу подання декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування за 2019 рік, ознайомлення з оглядом даних про стан здійснення правосуддя Чернівецьким районним судом за 2019 рік; підвищення кваліфікації працівниками апарату суду; питання дотримання норм трудової дисципліни у суді; про розміщення оголошень про виклик на офіційному веб-порталі судової влади України; підготовки та здачі статистичних звітів; про затвердження рішенням Ради суддів України «Положення про помічника»; про надання пропозицій до проекту Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України»; щодо подачі звітності через систему «Кадри WEB»; та ін.
Окрім того, на нарадах працівники апарату суду ознайомлювалися з документами, які надходили для використання в роботі, зокрема з ТУ ДСА в Вінницькій області, ДСА України, Вінницького апеляційного суду, що стосуються обліково-статистичної роботи, оновлення комп’ютерної програми «Д-3» та ін.
Також, працівників апарату суду з метою недопущення помилок при здійсненні обліково –статистичної роботи ознайомлено з:
- Оглядом даних про стан здійснення правосуддя місцевими судами Вінницької області у 2019 році;
- Інформацією щодо кількості судових рішень, надісланих місцевими судами Вінницької області до ЄДРСР за ІV квартали 2019 року.
Упродовж 2020 року керівником апарату суду перевірялися дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України № 814 від 20 серпня 2019 року а саме: ведення первинного обліку цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення; правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки по яких набрали законної сили; якість складання звітності; робота суду щодо приймання й обліку апеляцій, апеляційних скарг; проводиться перевірка роботи канцелярії суду по зверненню до виконання рішень по цивільних справах, а також постанов у справах про адміністративні правопорушення.
За результатами перевірок проводилися наради з працівниками апарату суду, на яких обговорювалися проблемні питання та виявлені недоліки і, зокрема, причини та умови їх виникнення та усунення.
Облік справ та матеріалів ведеться в комп’ютерній програмі «Д-3». Дані реєструються в обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Засад використання автоматизованої програми документообігу суду, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та відповідно до вимог КП «Д-3». Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було, але в окремих картках не повністю були заповнені їх реквізити. Такі недоліки постійно усуваються. Обліково-статистичні картки, журнали та алфавітні покажчики зберігаються у електронних архівах.
Найпоширенішою проблемою, що виникає при складанні звітності є неточності та відсутність усіх даних в обліково-статистичних картках. Недоліки усуваються відповідальними працівниками апарату суду. Також при складанні звітності враховуються прийняті протягом року зміни.
Також слід відмітити, що у суді розробляються та вдосконалюються типові шаблони процесуальних документів (постанов, ухвал), що найчастіше використовуються у роботі КП «Д-3».
Щомісяця Чернівецьким районним судом Вінницької області надсилається в ТУ ДСА в Вінницькій області інформація про кількість надісланих судом SMS-повідомлень учасникам судового процесу. У суді проведена робота з підвищення кількості заявок на отримання SMS –повісток по справах.
Також, судом щомісяця в ТУ ДСА в Вінницькій області направляється узагальнена інформація про використання систем відеоконференцзв’язку; інформація щодо кількості публікацій на Веб-сторінці суду.
Усі квартальні звіти, аналізи, довідки та інформації за 2020 рік Чернівецьким районним судом надіслані до ТУ ДСА Вінницької області у визначені строки.
Щоквартально до ТУ ДСА в Вінницькій області направляється інформація щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР ( в електронному та паперовому вигляді).
Також , на виконання листів № 8/0/158-18 від 23.01.2018 та №06-08/4/2019/ЕП-492 від 21.01.2019, Вінницькому апеляційному суду направляється: щоквартально Інформація щодо моніторингу застосування Кримінального процесуального кодексу України та щомісяця Інформація щодо застосування окремих положень КПК судами першої та апеляційних інстанцій при розгляді кримінальних проваджень.
За підсумками роботи за півріччя та за рік до ТУ ДСА в Вінницькій області надсилається інформація про кількість сформованих карток на осіб, стосовно яких судами розглянуто матеріали кримінальних проваджень, аналіз обліково-статистичної роботи місцевих судів та огляд даних про стан здійснення правосуддя.
Слід зазначити, що на офіційній Веб-сторінці Чернівецького районного суду здійснюється оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя.
Працівниками територіального управління Державної судової адміністрації надається потрібна допомога при виникненні питань щодо складання статистичної звітності та питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та з інших питань, проводяться наради з керівниками апаратів судів, з працівниками апарату суду.
З працівниками апарату суду, які працюють з комп’ютерними програмами, також проводилися дистанційні навчання, створенні ДП «Інформаційні судові системи» із підвищення кваліфікації на теми: «Управління персоналом у системі «Кадри-Веб», а також семінар-практикум на тему: «Використання систем відеоконференцзв’язку під час здійснення судочинства».
З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:
- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;
- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи та діловодства, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;
- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення Інструкції щодо заповнення і подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», інших новел законодавства та змін Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;
- посилити контроль за первинною реєстрацією та обліком справ та матеріалів, які надійшли до суду;
- проводити перевірки на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;
- надавати пропозиції щодо удосконалення системи документообігу суду, спрощення побудови пошукових фільтрів, тощо;
- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду та провести огляд даних про здійснення правосуддя Чернівецьким районним судом Вінницької області.
Заступник керівника апарату
Чернівецького районного суду
Вінницької області: Яна САЛЮК
_03_03.png)
